Список вещей в командировку на неделю: список вещей на неделю, на месяц, на 2-3 дня

Хорошие новости: большинство регулярных расходов на командировки не облагаются налогом.

Еще более приятная новость: если поездка в основном для деловых поездок, вы можете взять отпуск на несколько дней и при этом вычесть поездку из своих налогов (с чистой совестью).

Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы с по хотим, чтобы вы поняли, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на своих налогах, и получить некоторые НИОКР, пока вы на нем.

Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что можно рассматривать как командировочные расходы, и как не пересекать черту.

Поездка должна квалифицироваться как «командировка»

К сожалению, вы не можете просто прыгнуть на следующем самолете на Багамы и списать поездку в один гигантский бизнес-расход. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки была для деловых целей.

Вот как убедиться, что ваше путешествие квалифицируется как командировка.

1. Вам необходимо покинуть свой налоговый дом

Ваш налоговый дом — это место, где базируется ваш бизнес. Поездка на работу технически не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом дольше обычного рабочего дня с намерением вести бизнес в другом месте.

2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из бизнеса

IRS измеряет ваше время в днях. Чтобы уехать в командировку, вам нужно провести большую часть своей поездки, занимаясь бизнесом.

Например, скажем, вы уходите на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней, отдыхая на пляже. Это квалифицируется как командировка.

Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, в которые вы путешествуете и из вашего местоположения, считаются рабочими днями.

3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».

«Обычный и необходимый» — это термин, используемый IRS для обозначения «обычных» расходов для бизнеса, учитывая отрасль, в которой он находится, и «необходимой» для осуществления предпринимательской деятельности.

Если проходят две практически идентичные конференции — одна в Гонолулу, а другая в вашем родном городе — вы не можете списать все расходы на поездку на Гавайи.

Аналогичным образом, если вам нужно арендовать автомобиль, чтобы передвигаться, у вас возникнут проблемы с списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.

То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», может временами казаться серой областью, и у вас может возникнуть искушение обмануть ее. Наш совет: ошибаться на стороне осторожности.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.

4. Вам нужно заранее спланировать поездку

Вы не можете появиться в Universal Studios , раздавать визитные карточки всем, кого встречаете в очереди на американские горки, называть это «сетью» и вычитать стоимость поездки из своих налогов. Деловую поездку нужно планировать заранее.

Перед поездкой спланируйте, где вы будете находиться каждый день, когда, и опишите, с кем вы ее проведете.Запишите свои планы в письменном виде, прежде чем уйти. Если возможно, отправьте копию по электронной почте кому-нибудь, чтобы получить отметку времени. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.

Дни, в которые вы путешествуете и из вашего местоположения, считаются рабочими днями.

Правила отличаются, когда вы путешествуете за пределами США

Правила деловых поездок немного смягчены, когда вы путешествуете за границей.

Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно всего лишь потратить , по крайней мере, 25% своего времени за пределами страны на ведение бизнеса , чтобы поездка была квалифицирована как командировка.

Если вы путешествуете за пределами США, но тратите менее чем на 25% своего времени, занимаясь бизнесом, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы потратили на работу во время поездки.

Например, скажем, вы отправляетесь в пятидневную международную поездку. Если вы тратите два дня на ведение бизнеса, вы можете вычесть полную стоимость авиабилетов как деловые расходы, потому что два дня из пяти эквивалентны 40% вашего времени.

Но если вы потратите один день из пятидневной поездки на деловые поездки — или всего 20% своего времени в пути — вы сможете вычесть только 20% от стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.

Перечень командировочных расходов

Вот несколько примеров вычетов из командировки, на которые вы можете претендовать:

• Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и пунктом вашего бизнеса
• Сборы за багаж
• Прачечная и химчистка во время поездки
• Прокат автомобиля стоит
• Отель и Airbnb стоит
• 50% приемлемых деловых блюд
• 50% блюд во время поездки в пункт назначения и обратно

Путешествие

В командировке вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете машину, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также подлежит вычету.

Проживание

Стоимость проживания не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в дни, когда вы не ведете бизнес, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы вклинивать «выходные дни» между рабочими днями.

Вот пример маршрута, чтобы объяснить, как это работает:

Четверг: Перелет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев промежуточной линии.
Воскресенье: Уроки продвинутых танцев.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Лететь домой.

Четверг и вторник — дни командировок (помните: дни командировок в командировках считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник вы будете вести дела.

Не было бы смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни), а только возвращаться в Дарем для деловых встреч в понедельник утром.

Итак, поскольку вы технически находитесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете заниматься бизнесом, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете на выходных.

Не ваша вина, что ваши встречи с клиентами происходят в Дареме — неофициальной столице танцев США.

Питание и развлечения во время вашего пребывания

Даже в командировке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые особенно облегчают бизнес.Так что, если вы находитесь в Луизиане и заключаете сделку по некоторым самородкам аллигатора, вы можете списать 50% счета.

Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в своем приложении для отслеживания расходов характер вашей встречи — с кем вы встречались, когда и что вы обсуждали.

С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет чёткого делового обоснования, вам придется платить за еду из собственного кармана.

Питание и развлечения во время путешествия

Во время поездки в пункт назначения, где вы ведете бизнес, питание, которое вы едите по пути, может быть вычтено на 50% как деловые расходы.

Это может быть вашим шансом попробовать местные деликатесы и записать их в налоговую декларацию. Просто убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые вычитаемые расходы на бизнес, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.

Привлечение друзей и семьи в командировку

Не хотите провести отпуск в деловой поездке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно косвенно компенсировать.

Вождение к месту назначения

Есть три или четыре пустых места в вашей машине? Не стесняйтесь, чтобы заполнить их. Пока вы путешествуете по делам и аренда автомобиля является «необходимым и обычным» расходом, вы все равно можете вычесть свой бизнес-пробег или стоимость аренды автомобиля, даже если к вам присоединятся другие.

Одно исключение: если вы несете дополнительный пробег или «ненужные» расходы на аренду, потому что вы берете свою семью с собой в поездку, эти расходы больше не вычитаются, потому что они не являются «необходимыми или обычными».”

Например, допустим, вам пришлось арендовать очень большой фургон, чтобы привезти своих детей в командировку. Если вам не нужно было арендовать одно и то же транспортное средство, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на очень большой фургон больше не считаются бизнес-вычетом.

Аренда места для проживания

Аналогично расходам на вождение, вы можете вычесть жилье, эквивалентное тому, которое вы использовали бы, если бы путешествовали в одиночку.

Однако, есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье для размещения вас и вашей семьи, , вы можете вычесть часть стоимости жилья , что эквивалентно тому, что вы заплатили бы только за себя .

Например, скажем, номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, но номер в отеле, который может вместить вашу семью, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать опцию в 150 долларов и вычесть 100 долларов в качестве деловых расходов, потому что 100 долларов — это сколько вам заплатил бы, если бы ты оставался там один.

Этот вывод может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите чеки и записи, в которых указаны цены на разные номера, на случай, если вам нужно будет обосновать расходы на IRS

Heads up. Когда дело доходит до AirBnB, линии становятся размытыми. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные варианты жилья с разными владельцами — например, с пул-хаусом или кондоминиумом — становится трудно оправдать вычеты. Придерживаясь «традиционного» жилья, такого как гостиницы и мотели, вы можете избежать проверки во время аудита. А если есть сомнения: спросите у налогового консультанта.

То есть технически ваша поездка в отпуск? Вы по-прежнему можете претендовать на любые связанные с бизнесом расходы

В тот момент, когда ваш отдых пересекает черту от «командировки» до «отпуска» (e.грамм. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на закрытие сделок) вы больше не можете вычитать расходы на командировки.

Как правило, «отпуск» это:

• Поездка, в которой вы не проводите большую часть дня в бизнесе
• Деловая поездка, резервное копирование которой невозможно, с правильной документацией

Тем не менее, вы все равно можете вычесть регулярные расходы, связанные с бизнесом, если вам случается вести бизнес, пока вы находитесь в отпуске.

Например, скажем, вы посещаете Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас есть обеденная встреча с вашим клиентом, пока вы находитесь в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда так же, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Просто убедитесь, что вы храните квитанцию.

Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично, — билеты на самолет в Портленд, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу — не могут быть вычтены; Поездка все еще в отпуске.

Если вы путешествуете на своем собственном транспортном средстве

Существует два способа вычета расходов на командировки, когда вы пользуетесь своим собственным автомобилем.

1. Метод фактических расходов
2. Стандартный метод оценки пробега

Фактические расходы — это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего транспортного средства (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, плата за парковку при посещении клиента и т. Д.), И умножение их на процент времени, в течение которого вы использовали его. бизнес.Если в течение налогового года это было 50% для бизнеса, вы бы умножили общую стоимость автомобиля на 50%, и это была бы сумма, которую вы вычитали.

Стандартный пробег — это место, где вы отслеживаете бизнес-мили, которые проехали в течение налогового года, а затем заявляете стандартную ставку пробега (для налогового года 2019 года это 0,58 долл. США за пробежанную милю).

Стоимость нарушения правил

Не пытайтесь подать заявку в командировку, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте приложение, такое как Expensify, чтобы отслеживать бизнес-расходы (особенно, когда вы путешествуете на работу) и овладеть искусством ведения делопроизводства в малом бизнесе.

Если вы претендуете на списание с правомочности и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования вычетов во время налоговой проверки.

Говоря о том, что, если ваша компания помечена для аудита, IRS поставит перед собой цель уведомить вас по почте как можно скорее после вашей регистрации. Обычно это в течение двух лет с даты подачи заявки. Тем не менее, IRS оставляет за собой право вернуться еще шесть лет назад.

Налоговые санкции за недопустимые вычеты из коммерческих расходов

Если вас поймали на заявлении о вычете, на который вы не имеете права, что помогло вам заплатить существенно меньший подоходный налог, чем вы должны были, вы будете оштрафованы.В этом случае «существенно меньше» означает эквивалент разницы в 10% от того, что вы должны были заплатить, или 5000 долларов США — в зависимости от того, какая сумма больше.

Штраф, как правило, составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в подоходном налоге. Это на вершине восполнения разницы.

В конечном итоге вы платите 120% от того, что обманули в IRS.

Если вы немного запутались на этом этапе, не переживайте. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:

Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов.Но из-за заявленного вами вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов.

Если IRS решит, что заявленный вами вычет неправомерен, вам придется заплатить IRS 1200 долларов. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов за штраф.

Форма 8725 может помочь вам избежать налоговых штрафов

Если вы считаете, что налоговые вычеты могут быть оспорены IRS, есть способ, которым вы можете подать их, избегая при этом каких-либо шансов быть оштрафованными.

Файл формы 8275 вместе с вашей налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и объяснить вычет в деталях.

Если вы прошли аудит и вычет, указанный в Форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в подоходном налоге, — но вы сэкономить 20% штрафа.

К сожалению, заполнение формы 8275 не уменьшает ваши шансы на аудит.

Где требовать командировочные расходы

Если вы работаете не по найму, вы будете требовать командировочных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.

—

Когда дело доходит до использования налоговых списаний, которые мы обсуждали в этой статье — или любых налоговых списаний, в этом отношении, — необходима поддержка профессиональной бухгалтерии и доверенного CPA.

Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо регистрации ваших налогов, CPA может определить вычеты, которые вы могли упустить из виду, и представлять вас во время налоговой проверки.

Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.И когда вы будете готовы отдать свою бухгалтерию на аутсорсинг, попробуйте Bench.